Est-il toujours possible de se libérer du temps lorsque l'on est à la tête de sa propre compagnie ?

Cela dépend de chaque situation, particulièrement lorsqu’on est en solo, tout est à gérer soi-même.

Généralement, quand on débute les moyens sont limités, nous sommes plutôt dans une phase d'apprentissage et de test. À ce stade, déléguer semble fou, mais il existe des techniques et des outils qui permettront facilement de se débarrasser de tâches encombrantes.

Mais comment ?

Grâce à la mise en place de certaines automatisations.

En quoi consiste l'automatisation ?

C’est l’action d’automatiser une tâche récurrente pour gagner en temps et se libérer de la charge mentale. Cela permet de déléguer à moindre coût certaines activités répétitives qui peuvent facilement être casse-pieds. L’automatisation présente plusieurs niveaux :

1. Automatisation naturelle : nous sommes des créatures d’habitude et de routine. Quand nous répétons régulièrement une activité, notre cerveau se met en mode autopilote. Pour disposer efficacement de cet automatisme naturel, nous devons adopter les bonnes habitudes qui nous feront économiser du temps.

2. Les templates : il s’agit de modèles préconstruits réutilisables jusqu’à l’infini et l’au-delà. Ceci pour toutes les actions ou tâches répétitives comme les messages, les structures d’un service, les courriels, les factures, etc. Disposer de templates qui peuvent automatiquement se remplir, c’est l'incontournable à avoir.

3. Les processus : c’est l’ensemble des procédures, listes détaillées des étapes à effectuer pour réaliser une tâche, sans avoir à chercher les informations sur la façon de la traiter. Et en plus, cela permet de préparer le terrain quand on souhaitera déléguer.

4. Les applications : la technologie aujourd’hui permet de faire beaucoup de choses, que cela soit pour envoyer des mails ou recevoir des rappels automatiques, ou bien encore, programmer son contenu sur les réseaux sociaux. Dès que l'on effectue une action répétitive, on peut se demander, s’il y a une possibilité d’automatiser.

Comment discerner les activités qui peuvent facilement être automatisées ou améliorées ?

Il est temps de faire un inventaire de tous les domaines de responsabilité que l'on tient au sein de son entreprise. Une fois que l'on a listé tous ces domaines, il faut décortiquer les activités pratiquées dans ce domaine. Puis enfin, l’étape de listage des tâches récurrentes dans chacune de ces sections pour enfin discerner celles qui peuvent faire l’objet d’automatisations.

Par exemple, dans mon domaine de responsabilité marketing, j’effectue la création du contenu pour les réseaux sociaux, la création d’un lead magnet et l’envoi de la newsletter. Les activités récurrentes dans la création du contenu :

On peut également discerner les zones à automatiser en dessinant le parcours d’un client au niveau du service, ou bien celui de la création à la diffusion d’un produit.

Cela permet de visualiser les actions à effectuer et de savoir à quel moment elles doivent prendre place.

8 activités qui doivent faire l’objet d’une automatisation

Voici une petite liste exhaustive des activités qui peuvent facilement l'être :

• Agenda en ligne pour la prise de rendez-vous

La prise de RDV peut être une étape avec plusieurs aller-retour entre le client et soi-même afin de trouver la date qui convient aux deux. Disposer d’un calendrier en ligne facilitera cette étape, car notre prospect n’aura plus qu’à choisir un moment qui lui convient. Il existe plusieurs applications, Calendly, Acuity scheduling ou bien Sprintful. Ces applications sont payantes pour débloquer certaines des caractéristiques, il faudra débourser une dizaine de dollars par mois.

• Formulaires

Le formulaire est un très bon moyen de récolter des informations sur nos futurs clients. Généralement, on peut directement créer un formulaire avec la prise de rendez-vous, ainsi, on dispose de toutes les données nécessaires le jour de l’appel. Il reste plus qu’à creuser les zones d’ombre et déterminer, si on peut venir en aide à ce prospect. Mais si l'on ne dispose pas encore d’application de prise de rendez-vous en ligne, on peut facilement créer des formulaires séparés et les connecter à son espace de travail pour faire descendre automatiquement les données au bon endroit. Cela marche également pour les demandes d’avis et références. Moi, j’utilise des “Google forms” ou bien des “Notion forms”.

• Templates

L’utilisation de modèle pour les activités qui se répètent permet de gagner beaucoup de temps. Que ce soit pour la structure de l’appel stratégique, la ligne conductrice du podcast ou bien des modèles pour les contenus, il est nécessaire dès à présent de les mettre en place. Ceci pour éviter de gaspiller son énergie et son temps à réfléchir comment faire à chaque fois.

• Lien de paiement

Pour les business qui opèrent principalement en ligne, il est indispensable de toujours avoir le lien de paiement prêt quand les clients acceptent ton offre. Ainsi, il aura plus qu’à rentrer ces coordonnées bancaires et recevra directement son reçu dans sa boîte mail. Plus besoin de pourchasser tes clients pour te faire payer. La possibilité de créer une facture automatiquement au paiement est un plus. Moi, j’utilise Strip pour récolter les paiements en ligne.

• Tunnel marketing avec email

Si vous vendez des produits en ligne, un tunnel de vente doit être mis en place. Ainsi, cela permet d’envoyer des mails automatiquement, quand un client achète ou même lorsqu’ils abandonnent leur panier. Dès que l'on commence d'avoir un peu de trafic ou de personnes sur sa liste mail, il est important de mettre en place ce genre de système pour éviter à le faire soi-même.

• Signature contrat facilité

Pour recevoir rapidement les documents demandés et éviter que la personne en face perde du temps à imprimer et re-scanner le document après, on peut utiliser une plateforme pour faciliter la signature d’un contrat. Pour ceux qui l'ignorent, avec Adobe Reader, il est possible d’enregistrer sa signature et de l’imposer sur n’importe quel document. Plus besoin d’imprimer ! Sinon Sign Now ou Hellosign feront l’affaire.

• Programmer le contenu des réseaux sociaux

Dans le sens, utiliser une plateforme pour poster du contenu automatiquement sur les réseaux. Il faut toutefois créer le contenu à l’avance pour pouvoir profiter de l’efficience et la tranquillité que tout est censé se poster automatiquement. Moi, j’utilise l’application Meta Business pour poster en même temps sur Instagram et Facebook.

• Next level d’automatisation

Il s’agit de créer ses propres automatisations selon les scénarios souhaités.

Comment créer des automatisations next level ?

C’est là que rentre l’histoire de la création de scénarios, quand on désire connecter certaines données plus facilement avec les applications que l'on utilise au quotidien.

Il s’agit de comprendre la route et évaluer les différents scénarios répétitifs dans un parcours et qui ne sont pas disponibles à travers une application, mais par la mise en relation de plusieurs.

Voici, il existe plusieurs outils pour créer des automatisations selon des scénarios bien définis. Je vais vous parler de Zapier et Make (ancien Integromat).

Zapier et Make sont des outils pour connecter des applications entre elles, ceci pour fluidifier les flux de travail au sein des organisations en les automatisant. Réalisable sans avoir à programmer (ou alors très peu). Concrètement, il suffit aux utilisateurs de choisir les apps à relier et d'effectuer le paramétrage des actions souhaitées. Avec des solutions comme Zapier et Make, on peut entre autres :

• faire remonter les données d’un formulaire fraîchement complété ;

• recevoir une alerte directement sur son mobile ;

• centraliser tous ses contacts dans son outil de CRM ;

• créer des messages automatiques ;

• sauvegarder des pièces jointes ;

• ajouter de nouveaux destinataires sur la liste de contacts rattachée à la newsletter.

Adieu donc les « copier-coller » chronophages de données d’une interface à une autre.

Ces tâches automatisées peuvent être réalisées grâce à différents types d’applications.

De Google Sheets à Gmail en passant par Asana, Notion, Google Calendar, Mailchimp, Slack et bien d’autres possibilités. Les scénarios sont presque infinis.

La grande différence entre Zapier et Make

Zapier dispose d’un plus grand choix de mise en relation des applications entre elles et se démarque par sa grande facilité d'utilisation. Il convient parfaitement aux profils souhaitant s’affranchir de tout aspect technique pour la mise en place d'un scénario (ou plutôt de « zap », dans le cas de Zapier).

De plus, on peut, si on le souhaite, ajouter des filtres pour affiner les scénarios. Globalement, les possibilités sont très encadrées et linéaires pour fluidifier au maximum l’expérience utilisateur (surtout celle des débutants).

Sur Make, l’interface ne se présente pas sous forme de menu déroulant, mais s'inspire clairement du mindmapping. Cette manière de présenter les actions permet d’avoir un visuel clair de chaque scénario. Il permet, en effet de créer des scénarios très complexes et entièrement personnalisés. Il est un peu plus complexe que Zapier, toutefois permet aussi d’aller plus loin dans les scénarios.

Conclusion

Les automatisations sont un réel gain de temps. Elles permettent de ne plus se prendre la tête à savoir “est-ce que j’ai bien envoyé le document, la facture, ou bien poster ce qu’il fallait à telle heure”. Ainsi, on délègue ces petites tâches importantes à une sorte de petit robot. En plus, cela revient moins cher que si on le faisait faire par quelqu’un d’autre. Cependant, les outils sur le marché qui performe ce genre d’automatisation sont multiples et ont pour certains, des coûts plus ou moins élevés. Cela peut paraître un peu compliqué au début pour la mise en place, mais je vous garantis que ça en vaut la peine à long terme.

Prêts à mettre en place de nouvelles automatisations dans votre business ? Lesquelles allez-vous mettre en route ?

Besoin d’aide pour le faire ?

Moi, c’est Eunice, je suis consultante en organisation. J’accompagne les entrepreneurs à gagner en clarté et structure dans leur activité grâce à la mise en place de système d’organisation.

La gestion du temps est un facteur très important, et en tant qu’entrepreneur, encore plus.

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