On ne se rend pas toujours compte combien de temps peut être perdu dans une journée avec des choses que l'on aurait pu facilement éviter. En étant à la tête de sa propre entreprise, ou même en tant qu’employé·e, il y a souvent des choses à changer.

Pour celles et ceux qui sont dans les prestations de services, les heures non facturables sont un vrai fléau, c’est pourquoi il est temps de les prendre à bras-le-corps. On peut toujours faire mieux avec notre gestion.

Lorsque vous aurez lu cet article, vous n’aurez plus d’excuses !

Les conséquences de la perte de temps

Pour moi, la perte de temps a deux conséquences majeures. La première, c’est la quantité d’heures pour avancer sur les projets qui diminue. La seconde, c’est l’argent perdu. (Oui, ce vieux dicton qui dit que “Le temps, c’est de l’argent” est encore plus réel dans ce cas-là….)

Le temps et l’argent entretiennent une liaison très étroite. Si mon temps est bien optimisé, je rentre dans mes frais et je suis en train de gagner de l’argent. Tandis que si mon temps est gaspillé et perdu à cause de tâches qui ne sont pas prioritaires ou mal gérées, alors je n’ai pas oeuvré au service de mes objectifs. Surtout financiers !

Et en tant qu’être humain, on a généralement envie de se tourner vers des activités qui nous sont faciles et agréables. Donc, si l'on a mal préparé le terrain, la motivation pour se lancer dans une tâche peut vite devenir difficile et l’on se tournera normalement vers quelque chose qui nous ramène une satisfaction immédiate.

C’est dans l’objectif de vous aider à réaliser ces schémas et à changer certaines de vos pratiques que je vous partage les 6 plus grosses erreurs qui nous font perdre énormément de temps.

Les sources de la perte de temps

1. Consulter ses mails tout le long de la journée

Je trouve que sauter sur sa boîte mail lorsque l’on reçoit une nouvelle notification n’est absolument pas une bonne pratique. La première raison, c’est que l'on va s’interrompre et donc couper la tâche que l'on traitait jusqu’alors afin de répondre à cette nouvelle demande. Ainsi, on n’est presque sûr de perdre le fil. La seconde raison, c’est que la majorité des mails ne sont pas des choses prioritaires pour nous. Il est donc essentiel de prendre des moments spécifiques dans sa journée pour traiter l’ensemble des mails.

Moi, généralement, je regarde mes mails une fois en matinée vers 10h (l’heure du petit encas) puis une deuxième fois, vers 17h. Cela me permet de me concentrer uniquement sur ce que je dois faire en priorité. Parce que je suis la première à m’éparpiller et à me laisser distraire par les demandes des autres ! C’est pourquoi j’ai décidé de changer ceci et d’instaurer cette petite règle. Après, il m’arrive quand même de répondre à des mails que je sais être urgents hors de la plage horaire dédiée. Il faut bien sûr pouvoir discerner et avoir un équilibre sur ce qu’il doit être traité maintenant ou plus tard.

2. La procrastination

La procrastination, c’est ce qui nous mène à repousser à plus tard ce qui peut être effectué maintenant. C’est normal, et ça arrive à tout le monde ! Oui, parce que la procrastination peut pointer le bout de son nez avec n’importe quelle tâche qui n’est pas vraiment notre tasse de thé. Dès que l’on est confronté à quelque chose de nouveau ou qui ne nous plaît pas forcément, notre nature aura tendance à le repousser !

Voici également une petite liste des raisons de notre procrastination, qu’il est bien de comprendre pour combattre ces schémas qui nous ralentissent :

• Objectifs abstraits.

• Des récompenses qui sont loin dans le futur.

• Se sentir submergé.

• Anxiété.

• Aversion pour les tâches.

• Perfectionnisme.

• Peur de l'évaluation ou de la rétroaction négative.

• Peur de l'échec. Un manque de contrôle perçu.

• TDAH.

• Dépression.

• Manque de motivation ou d'énergie.

Donc, il y a de la matière pour comprendre les raisons derrière notre tendance à remettre certaines tâches à plus tard ! Si l’on comprend la raison, c’est le premier pas vers l’amélioration.

3. Les notifications

Les notifications sont la source de tous nos maux de distraction !

Que ce soient les emails, les réseaux sociaux ou les messages, les notifications sont les pires ennemis de la concentration. Sans compter qu’une fois qu’on a ouvert la notification, on est comme capturé par tout ce qui se passe à l’intérieur. Ainsi, on se retrouve à scroller des posts pendant 30 minutes ou à se perdre dans des discussions qui auraient pu attendre la fin de notre travail.

Oui, parce que pour retrouver après un niveau de concentration, ça demande du temps. Par conséquent, on en perd doublement : en faisant quelque chose qu’on n’était pas censé faire, et en essayant de retrouver la concentration pour avancer sur notre travail.

Avez-vous déjà expérimenté des vibrations fantômes ? C’est quand nous pensons sentir notre téléphone vibrer alors qu’en vrai ce n’est pas le cas ! Ces notifications nous rendent littéralement fous et accros. Attention donc à les limiter !

Voici mes petites astuces contre les vibrations fantômes :

• mettre sous silence ou complétement annuler celles qui ne sont pas utiles

• enlever et bloquer les notifications de tous les sites qui sont des grandes sources de distraction

• si c’est le téléphone le problème, mettez-le hors de votre champ de vision ! Généralement, moi ça m’aide. J’oublie presque qu’il est là !

Votre concentration est précieuse pour vous aider à avancer rapidement, et il faut aussi apprendre à se connaître. Quelles sont mes faiblesses et mes sources de distractions ? Quelles sont mes forces et le moment où ma concentration est la meilleure ? Si ce sujet vous intéresse, l’article “**Connaître son chronotype peut révolutionner l’impact dans son business” traite des différents profils de travail pour discerner quand nous sommes le plus efficace.

4. En faire trop ou pas assez

C’est le paradoxe de la juste balance. Il faut pouvoir organiser les choses à faire à l’avance, donc planifier pour donner le cadre. Mais en faire trop ou pas assez a également des conséquences.

En faire trop dans la planification, en voulant contrôler chaque minute de son agenda, ne sera pas réaliste et par ailleurs une perte de temps. Parce qu’il y aura toujours des imprévus. De même, ne pas en faire assez ne sera pas très motivant le moment venu, car la tâche reste floue et peu préparée. Bonjour la procrastination !

Bref, il est bon de pouvoir planifier à juste de dose. Et si vous voulez savoir exactement comment faire cet exercice, j’ai la solution !

Mon guide “Planifier ses journées like a boss” est disponible gratuitement ! Je vous y donne un step by step pour gérer au mieux sa planification !

Alors, plus d’excuses pour ne plus planifier son travail et avoir les bonnes pratiques afin d’atteindre l’équilibre !

5. Faire plusieurs choses simultanément

Certaines personnes se débrouillent dans ce domaine, mais je vous garantis que ce n’est pas la majorité. Notre cerveau ne peut gérer qu’une seule tâche ou information à la fois ! Il y a bien sûr des personnes plus douées que d’autres dans le jonglage des tâches, mais toujours, c’est ouvrir la porte aux erreurs puisque la concentration est éparpillée. C’est pourquoi, je déconseille de gérer plusieurs choses en même temps.

Je le vois clairement chez moi. Quand je suis bloquée sur une tâche et que j’attends d’une personne tierce une information, j’aime bien me lancer sur autre chose, et ceci pour optimiser mon temps. Cependant, il faut être très bien organisé et noter exactement où vous en êtes et ce que vous attendez. Parce que le suivi, c’est la clef pour éviter de perdre du temps en essayant de se replonger et de se souvenir ce qu’on avait fait la dernière fois !

Encore un petit rappel :

• Notre cerveau n’est pas bon pour retenir les informations (à certaines exceptions près) mais pour les traiter.

• Prenez le plus de notes possibles pour vous éviter d’oublier les choses.

• Ayez un système fiable mis en place pour vous rappeler les choses : to do list, cahier, agenda, Notion, etc.

• Contrôlez toujours deux fois les choses quand vous les faites.

6. Vouloir faire des appels de découverte ou des réunions à tout bout de champ

C’est l’une des choses qui consomment le plus de temps, et parfois inutilement : les réunions !

Qu'elle soit en visio ou en présentiel, il y a des fois où l’on pourrait s’en passer. Elles sont parfois source de confusion quand ce n’est pas préparé, ou que c’est programmé chaque semaine alors que rien n’a changé. En bref, il faut faire le tri et en donner uniquement quand c’est nécessaire.

Voici mes critères pour une réunion utile :

• quand les explications en direct sont nécessaires ;

• quand on doit échanger des idées et collaborer de manière étroite ;

• quand on doit motiver les troupes.

Si vous travaillez en équipe, invitez uniquement les personnes concernées et faites en sorte de bien préparer chaque point que vous allez aborder. Si possible, envoyez-leur également l’ordre du jour, ce qui leur permettra de concocter des questions de leur côté.

Si vous devez effectuer une visio ou un appel de découverte avec un client, préparez bien sûr votre sujet à l’avance, mais demandez-vous aussi si vous ne pouvez pas faire plus rapide. En effet, tous les appels de découverte ne vont pas mener à la signature d’un contrat. Donc, pour optimiser votre temps, mettez en place un filtre. Moi, j’utilise des formulaires en posant les questions afin de savoir s’ils correspondent au profil de mon client idéal. Puis, seulement après ce premier filtre, je propose de les rencontrer.

Quand on est à la tête de son entreprise, le temps devient extrêmement précieux et chaque minute comptent. On doit donc arrêter de perdre du temps avec des choses qui pourraient être traitées autrement.

Conclusion

Je suis sûre qu’il y a encore beaucoup d’autres choses qui nous font perdre énormément de temps dans notre travail. D’ailleurs, si vous en voyez certaines qui ne sont pas présente dans cet article, je serais curieuse de les lire en commentaires !

Un rappel pour ne plus perdre de temps :

1. Ne consultez pas vos e-mails tout au long de la journée, choisissez des moments précis pour le faire,

2. Comprenez les schémas de votre procrastination pour la combattre,

3. Limiter les notifications,

4. Trouvez un juste milieu à votre planification,

5. Arrêtez de vouloir faire plusieurs choses en même temps,

6. Analyser le besoin avant d'effectuer des appels de découverte et des réunions

Tout est lié aux habitudes que l'on a instaurées au sein de son entreprise, et certaines peuvent être néfastes et source d’une grosse perte de temps. C’est pourquoi il est extrêmement important, voire urgent, de faire un point de situation fréquemment pour améliorer ces systèmes que nous instaurons même parfois sans s’en apercevoir.

Utilisez le plus possible le batching : une méthode de travail où l’on rassemble les tâches de même nature à un moment précis. C’est presque logique dit comme ça, mais je vois encore beaucoup de personnes travailler de manière inefficiente. Ce n’est pas la fin du monde de gaspiller du temps, cependant, c’est une perte d’argent et nous pourrions utiliser ce temps perdu avec des choses beaucoup plus précieuses !

D’ailleurs, si vous souhaitez gagner du temps avec la gestion de votre activité, j’ai la solution pour vous :

C’est mon offre express, pour tout entrepreneur·e qui travaille dans la prestation de services en ligne !

Grâce à cet espace, on peut gérer au même endroit : ses clients, ses projets, la création de contenu, ses notes, ses finances, sa planification et bien plus encore !

Intéressé·e :

Moi, c’est Eunice, je suis consultante en organisation. J’accompagne les entrepreneurs à gagner en clarté et structure dans leur activité grâce à la mise en place de système d’organisation.