Introduction

Le nombre d’outils et d’applications pour la gestion des tâches et des projets ne fait que croître. Il est devenu très difficile de se concentrer sur un outil sans vouloir essayer les dernières nouveautés. En plus de tout ce qu’il y a à gérer quand on est à la tête de sa propre entreprise, perdre du temps avec des outils qui ne nous correspondent pas n’est plus possible.

Pourtant, un outil se démarque de plus en plus. Il fait beaucoup parler de lui dans le milieu des entrepreneurs en ligne. Il s’agit de Notion, une application d'espace de travail tout en un, prise de notes et de gestion de projet. Il vous permet de créer des listes de tâches, des bases de données, des tableaux, des wikis et bien plus encore.

Cependant, même avec les nombreuses fonctionnalités intégrées de Notion, il peut être difficile de tout gérer manuellement. C'est là que Zapier intervient. Zapier est une plateforme d'automatisation qui permet de connecter Notion à plus de 3 000 autres applications pour automatiser des tâches.

En utilisant Notion et Zapier ensemble, vous pouvez automatiser certaines tâches fastidieuses et gagner du temps pour vous concentrer sur des tâches plus importantes.

Pourquoi utiliser Notion plus qu’une autre application ?

Vous êtes peut-être en train d'utiliser plusieurs outils différents pour la gestion de votre activité et vous remarquez que vous perdez beaucoup trop de temps à jongler entre tous.

Notion à cet avantage d’être un espace de travail tout-en-un. Il remplace plein d’autres outils et, le point positif, c’est que tout se trouve au même endroit et peut être connecté.

Voici pour moi les avantages de cette plateforme :

• Gestion de tous les domaines de son activité Notion permet de gérer l’ensemble de son activité, avec la gestion et le suivi de chaque département, activité ou projet. Il peut même être utilisé pour gérer le domaine privé.

• Flexibilité et créativité Notion est une application qui permet une flexibilité infinie. On peut créer, à partir d’une page blanche ou d’un template, tout un système qui nous correspond. La personnalisation et la créativité peuvent vraiment prendre libre court.

• Vision globale Le fait d’avoir toutes les données et informations au même endroit donne une vision globale de son activité. On peut tout suivre et tout gérer au même endroit.

• Regroupe et connecter plein d’autres outils Notion reste peut-être basique ou peu intuitif dans certains domaines, tel que la gestion des finances ou des projets. Donc si vous souhaitez quand même utiliser un autre outil pour un domaine spécifique et recevoir les informations sur Notion, grâce à Zapier, on peut les connecter !
  

5 automatisations simples avec Zapier

Zapier est une application qui permet d’automatiser des tâches et de connecter des outils entre eux. L’automatisation ainsi que la centralisation des données est un des moyens efficaces pour économiser du temps.

Si vous avez des tâches répétitives que vous trouvez “boring” et dont vous souhaitez vous débarrasser, avec Zapier et Notion, vous risquez fortement de trouver votre bonheur ! D’ailleurs, j’en parle plus en détail dans cet article : 8 façons d’automatiser son business

L’automatisation fait partie de l’avenir, notamment avec l’expansion de l’intelligence artificielle : automatiser les choses va se simplifier et devenir une pratique courante.

Je vous donne donc les 5 automatisations principales entre Zapier et Notion :

1. Google agenda & Notion

Si vous utilisez Google Agenda pour gérer votre emploi du temps, vous pouvez utiliser Zapier pour créer automatiquement un événement dans Google Agenda chaque fois que vous créez une nouvelle page de tâches dans Notion. De cette façon, vous pouvez facilement planifier des tâches et des événements dans un seul endroit.

Moi, je travaille dans l’autre sens : je crée mes rendez-vous sur Google agenda et je fais descendre l’information dans ma to-do liste Notion. Ainsi, cela me permet d’organiser mes journées autour de mes rendez-vous et simplement de déplacer les choses. Je ne me mets pas d’horaires précis dans mon agenda pour le traitement d’une tâche spécifique, mais je travaille par bloc de temps.

2. Google forms & Notion

Si, comme moi, vous utilisez des questionnaires pour vos événements ou vos clients et que vous en avez marre de reporter les informations manuellement. Les faire descendre automatiquement sans avoir à lever le petit doigt, c’est le top ! Ceci est possible grâce à une automatisation et la connexion d’un formulaire et d’une base de donnée dans Notion. Google forms est l’un des plus connus et plus utilisé, mais si vous utilisez d’autres formulaires, je suis sûre que la connexion est aussi possible.

3. Strip & Notion

Si vous recevez des paiements en ligne, que ce soit sur Strip ou une autre plateforme de paiement, vous pouvez également la connecter à Notion. En tout cas, vous pouvez y faire descendre les informations dont vous avez besoin. Plus besoin d’aller checker qui vous a payé, l’information descendra automatiquement après avoir été enregistrée.

4. Newsletter & Notion

Vous avez une plateforme pour gérer vos newsletters, vous pouvez facilement faire descendre les informations de vos abonnés dans votre espace Notion. Ainsi, plus besoin d’aller chercher les informations, elles descendent automatiquement : on peut alors mieux suivre l’avancée de nos objectifs.

5. Gmail & Notion

Créer des pages de tâches dans Notion à partir de nouveaux e-mails dans Gmail, c’est possible. Si vous utilisez Gmail pour gérer votre courrier électronique, vous pouvez configurer Zapier pour créer automatiquement une page de tâches dans Notion pour chaque nouvel e-mail reçu. Plutôt que de jongler entre votre boîte de réception et votre application de prise de notes, cela vous permet de suivre les tâches associées à chaque e-mail dans un endroit centralisé.

Nous recevons tous des e-mails contenant des informations importantes, mais il peut être fastidieux de copier-coller ces informations dans Notion. Avec Zapier, vous pouvez créer une automatisation pour créer une nouvelle page Notion à partir de chaque nouvel e-mail que vous recevez. Par exemple, vous pouvez utiliser cette automatisation pour créer une page de projet pour chaque nouvel e-mail que vous recevez d'un client.

BONUS (c’est L’AI de Notion qui me l'a suggéré) : Linkedin & Notion

Grâce à Zapier, vous pouvez ajouter des informations de contacts LinkedIn à une base de données Notion. Si vous utilisez LinkedIn pour vous connecter avec des professionnels, vous pouvez utiliser Zapier pour ajouter automatiquement les informations de contact de vos nouvelles connexions dans votre base de donnée sur Notion. Cela vous permet de garder une trace de vos connexions professionnelles et d’y accéder plus facilement.

Conclusion

En combinant Notion et Zapier, vous pouvez automatiser de nombreuses tâches répétitives et améliorer votre productivité. Les automatisations présentées dans cet article ne sont que quelques exemples, et il y en a beaucoup d'autres que vous pouvez utiliser pour améliorer votre flux de travail. N'hésitez pas à explorer les différentes options offertes par Notion et Zapier pour trouver les automatisations qui conviennent le mieux à vos besoins !

Si vous êtes intéressé·e par Notion et Zapier et que vous souhaitez les tester sans engagement, sachez que ces applications ont des plans gratuits.

De plus, si vous ne voulez pas commencer d'une page blanche, j’ai créé des templates Notion gratuits pour collaborer avec ses clients, ça pourra vous donner un petit aperçu de Notion. Ils sont conçus spécialement pour répondre aux besoins d'un graphiste ou d'un coach qui exercent en ligne, souhaitant disposer d'un espace où ils peuvent facilement échanger avec leurs clients et faire le suivit de formation.

Les possibilités d’automatisation sont donc nombreuses, et je suis curieuse de connaître vôtres…

Quelles automatisations avez-vous besoin d’implémenter dans votre business ?

Si vous avez besoin d’aide dans le domaine, n’hésitez pas à m’écrire : je serais ravie d’essayer de vous trouver une solution !

Moi, c’est Eunice, je suis consultante en organisation. J’accompagne les créatrices de contenus à gagner en clarté et structure dans leur activité grâce à la mise en place de système d’organisation.