Travailler des heures sans avoir l’impression d’avancer, ça arrive fréquemment ?

C’est comme préparer un œuf au plat quand on veut un tiramisu, c’est carrément autre chose.

Beaucoup trop de personnes se retrouvent dans cette situation.

Qu’est-ce qui rentre en jeu à ce moment-là ?

Peut-on parler de mauvaise productivité ?

Y a-t-il un manque d’efficience dans la gestion de ces tâches ?

Est-il possible de faire mieux, d’être plus efficient ?

Productivité vs efficience

Il est indispensable de comprendre la définition de ces termes. Productivité et efficience se ressemblent, mais ne sont pas identiques. Pour bien comprendre ces notions, on doit commencer par les définir clairement.

La productivité est une action dont le but est de permettre la réalisation d'un volume important de travail.

Tandis que l’efficience, c’est l'efficacité d'un individu, d'une entreprise ou d'un pays à produire et à transformer le maximum de ressources pour le moindre coût. L'efficience, quant à elle, met l'accent sur la performance pour atteindre un objectif précis.

Il faut également comprendre la différence entre efficience et efficacité. Voici un diagramme pour comprendre cette subtilité.

La première différence qui ressort entre la notion de l'efficience et productivité, c'est que pour la production, l’enjeu le plus important est la quantité, tandis que pour l’efficience, il y a un résultat qui doit absolument être atteint.

Du point de vue du rendement, une personne productive pourra passer de nombreuses heures à travailler. En revanche, au lieu d’avoir un objectif précis, elle s’occupera de tâches mineures tout ce temps. Tandis qu’une personne efficace aura un axe de travail clair et limitatif qui l’aidera à parvenir à son but en ne privilégiant que les activités les plus lucratives et importantes.

Les composantes de la productivité

La productivité est un sujet très large qui comporte un certain nombre d'éléments.

Pour réussir dans la réalisation de vos activités essentielles aussi efficacement que possible, on doit maîtriser plusieurs techniques et stratégies.

En voici, quelques-unes :

• Être organisée pour perdre le moins de temps à la recherche d’information.

• Utilisez les meilleurs outils de travail pour parvenir à une performance maximale.

• Être capable de bien gérer et maximiser son temps.

• Maximiser constamment son niveau d'énergie (sommeil, alimentation, exercice) pour être au sommet de sa forme.

• Capacité d’établir des objectifs clairs à court, moyen et long terme.

• Gérer efficacement ses emails et l'information pour perdre le moins de temps possible.

C'est pourquoi, lorsqu'on parle de productivité, on parle de plusieurs éléments, entre autres :

• L’organisation personnelle

• La gestion du temps

• La discipline personnelle

• La concentration

• L’établissement d’objectifs

• La gestion d’email

• Le travail d’équipe

• La planification

• La gestion du niveau d’énergie (sommeil, exercice, alimentation)

Être productif pour être occupé ou atteindre un but, telle est la question ?

Combien de fois, ai-je vu des personnes se retrouver dans cette situation, être occupé, mais que pour éteindre les feux, ces situations urgentes. Se retrouver constamment dans un rush d’urgence est un signe que les priorités ainsi que l’organisation est mal gérée. Rester trop longtemps dans cette case consumera rapidement son énergie. Il est important de se rappeler que son temps est précieux, il faut pouvoir avancer sur des tâches majeures, qui contribuent à l’avancée d’un objectif précis.

Sans parler de ceux qui cherchent à être occupés constamment, ou tout simplement qui cherche à limiter les heures non facturables à tout prix. Ce sont ceux qui généralement auront tendance à travailler sur des projets clients et repousser les autres choses. Rien de mal à ça, mais quand on est à la tête de son entreprise, certaines activités sont essentielles pour la survie et l’évolution de cette dernière.

Pourquoi être productif avec efficience est-il si compliqué ?

Voici quelques éléments explicatifs qui viennent perturber notre quotidien et par riccochage, notre productivité :

1. Quand la procrastination s’impose Que ce soit parce qu’il s’agit d’une activité ennuyeuse, que l'on redoute, on a tendance à décaler jusqu’à la dernière minute toutes ces choses que l'on n'aime pas faire. Mais, décaler l’échéance n’est pas la meilleure chose à faire, car cela créera une situation de stress, et de charge mentale dès que l'on y pensera. Il est bon de prendre le taureau par les cornes et de s’en débarrasser le plus rapidement possible.

2. Quand les distractions s’en mêlent C’est logique, lorsqu’on ne fait pas ce qui était prévu, c’est que l'on a posé notre attention sur autre chose. Les distractions sont un vrai fléau dans le monde du travail. De plus, elles sont sournoises, car même si l'on se retrouve à faire autre chose, éteindre l’urgence d’une autre personne, on perd le fil de ce que l'on faisait. Les distractions sont là, juste pour nous faire perdre notre temps et voler notre attention, sont les pires.

3. Quand on ignore exactement par quoi commencer. Réfléchir chaque matin à ce qui doit être géré, fait perdre énormément de temps, sans compter qu’il est fort probable d’oublier certaines choses. Travailler sans visibilité sur ces projets-clients ou bien interne est quelque chose de dangereux. C’est la porte ouverte à l’éparpillement, aux mauvais calculs et aux risques de louper certaines choses.

4. Quand il y en a trop dans ton assiette Se programmer trop est contre-productif, à un certain moment notre productivité baisse. Il faut donc trouver le juste équilibre entre en faire assez pour être dans les temps et pas trop non plus, pour ne pas se surmener. De plus, on a besoin de prendre soin de soi également. Notre santé mentale est tout aussi importante.

Alors comment faire pour trouver ce juste milieu ?

Comment faire pour améliorer sa productivité au travail ?

On est souvent dépassé par les tâches et l'on n'arrive pas à réaliser ce que l'on aimerait faire. Cela peut avoir des impacts néfastes sur la productivité au sein de l'entreprise, alors que l'on pourrait faire beaucoup plus, si l'on avait plus de temps libre.

De plus, il est important d'opter pour un mode de fonctionnement qui permette de se focaliser sur les tâches à accomplir et de ne pas se disperser pour toutes les tâches qui peuvent être confiées. Ainsi, cela permet d'améliorer ses performances et de réaliser un maximum de choses dans le moindre temps.

Les 4 astuces pour combattre l’improductivité au travail :

1. Batching La première technique pour combattre l’improductivité, c’est celle du batching. C’est une méthode de travail qui rassemble les tâches de même nature au même moment. Cela évite de perdre du temps dès que l'on doit se remettre dans le bain. On peut l’utiliser pour des tâches volumineuses qui demandent une certaine organisation et énergie, par exemple, créer du contenu, faire sa comptabilité, trier et classer des documents, etc. Il s’agit de prendre le processus et de le décortiquer par tâches. Ensuite, d’effectuer toutes les tâches semblables à la suite. Comme quand on crée du contenu, il y a plusieurs étapes par lesquelles passées : création du texte et des images, la programmation, la correction, etc. Avec cette méthode, on effectue la création du texte pour tous les posts. Puis, on pourra effectuer la création des images et graphisme pour tous les posts. Ainsi, on traite les tâches de même nature simultanément, ça fait gagner en temps et en efficacité, car notre cerveau, n’a pas à jongler entre différentes compétences et activités.

2. Facilité l’expérience La seconde technique que je vous conseille, c’est de facilité l’expérience, dans le sens d’avoir les informations ou le processus est facilement accessible. Parce que je l’ai souvent remarqué, on a vite tendance à abandonner ou se laisser distraire dès que l'on se retrouve coincé ou que c’est un peu plus compliqué. En effet, notre esprit va vite chercher quelque chose qu’il lui permet de se détendre ou apprécie faire. On retrouve également ce schéma avec les clients, si c’est trop compliqué, ils abandonnent aussi vite le panier. C’est par ailleurs, le cas avec les tâches avec lesquelles on est moins à l’aise, soit par manque de compétences, soit parce qu’on les pratique rarement. Ma solution pour faciliter l’expérience, c’est de dessiner des procédures, et d’être sûre que l'on facilite et rassemble les bonnes informations au bon endroit.

3. Routine La troisième technique, que je trouve qui marche bien, c’est l’implémentation de routines. Nous sommes des créatures d’habitude, et implémenter des schémas de routines permet à notre cerveau d’effectuer les choses plus facilement, et plus rapidement. Il s’agit du premier niveau d’automatisation que nous avons à notre disposition naturellement. Il faut maintenant savoir exactement quoi automatiser pour devenir plus productif. De plus, j'ai écrit un article “Comment créer des routines saines pour passer à l’action”, qui résume comment utiliser ses routines pour atteindre un objectif. À ce paragraphe, je rajoute même automatiser les tâches récurrentes qui peuvent l’être. À l’aide de Zapier, automate ou même Make, les possibilités sont presque infinies et les différentes applications de notre quotidien peuvent être connectées entre elles.

4. Vision Voici la dernière technique que je souhaite partager ici, pour améliorer sa productivité. Il est nécessaire d’avoir une vision sur ce qui suit. Pour avoir une vision claire, non seulement il faut savoir qu’est-ce qui vient après, mais également pourquoi, quel est le but, l’objectif derrière. Est-ce quelque chose d’utile et d’important pour mon activité ? Quand on est dans la gestion de projet, il est essentiel de pouvoir avoir un visuel sur la prochaine étape, à quand elle est due, pourrais-je me permettre d’avancer dessus, si je me retrouve coincé avec celle qui précède. Mais, la vision ne s’arrête pas juste à savoir ce qui vient juste après.

Pour être productif et efficient, on a besoin de voir au-delà d'uniquement un projet, on doit avoir la vue sur l’ensemble de nos domaines de responsabilité. Notre temps n’est pas infini et il se répartit entre diverses activités aussi bien personnelles que professionnelles. C'est là que différentes manières de faire rentrent en jeux, il y a ceux qui préfèrent tout planifier d’avance et ceux qui prennent ce qu’il y a sur la grande liste. À chacun sa manière de faire, mais la seconde manière de gérer ces tâches, doit être bien gérée par degré d’importance et selon les deadlines.

La conclusion

Améliorer sa productivité, c’est augmenter sa cadence et traiter plus de tâches qu’avant. Mais, la cadence et le rythme, n’est pas l’élément central quand on est une entreprise de service, il faut que cela soit efficient également.

Prenons le chemin qui permet d’avoir le résultat souhaité avec le minimum de gaspillage de ressources. Que ces ressources soient en temps, en argent ou en énergie, il faudrait toujours tendre vers une meilleure gestion.

Comprendre les sources de notre mauvaise productivité est la première étape et il peut en avoir plusieurs. Voici une liste non exhaustive des facteurs qui ralentissent nos performances :

• fatigue

• manque de compétence

• manque de motivation

• incompréhension

• mauvaise organisation

• éparpillement

C’est pourquoi il est essentiel de prendre le temps pour faire le point sur ce qui ne marche pas dans son système. Réajuster ses habitudes pour permettre une meilleure gestion de son temps.

Voici les méthodes mentionnées ci-dessus pour améliorer les choses :

• la batching - regrouper les activitées de même nature

• facilité l’expérience - avec des procédures et l’accès facilité aux informations

• routine - créer des automatisations

• vision - voir ce qui doit arriver et gérer les priorités

Être productif avec efficience, c’est limité les activités et tâches qui ne sont pas importantes pour atteindre un objectif. La productivité, ce travail sur tous les niveaux de notre vie. Que ce soit notre état d’esprit, avec notre alimentation, avec bien sûr la gestion de ses horaires. Cependant, cela passe également par notre énergie, les outils que l’on utilise et les astuces que l'on suit.

Si tu rencontres des problèmes dans ces domaines, fais le point pour changer et devenir une meilleure version de toi-même dans ton quotidien.

Voici une piste de question à te poser :

Quelles sont les activités que tu repousses ?

Pourquoi n’as-tu plus de motivation ?

Qu’est-ce que tu pourrais faire autrement ?

Quels sont les points faibles de ton activité ?

Hello Moi, c’est Eunice, je suis consultante en organisation . J'accompagne aussi les entrepreneurs à clarifier, structurer et maîtriser leur activité grâce à l’implémentation de bonnes pratiques organisationnelles.

En ce qui me concerne, pour m’aider dans mon travail, j’utilise un espace de travail centralisé qui me permet d’avoir tout au même endroit, de facilement programmer et gérer le volume des choses à traiter.

Tu veux en savoir plus sur le sujet ?

Je crée pour toi, ton espace de travail centralisé pour gérer ta to do list, ton calendrier éditoriale, tes finances, ta gestion de projet et même ta bibliothèque, les possibilités sont infinies.